CONTEXTE

Nous recherchons un.e assistant.e au pilotage projet / PMO (Project Manager officer)

« à plein temps », qui interviendra sur un projet en soutien de l’équipe LEAD . C’est une mission longue durée calquée sur le déploiement multi-annuel du projet.

MISSIONS :

• Organisation et mise à jour des instances
• ▪ Planification de certaines instances
• ▪ Adaptation régulière de la liste des participants
• ▪ Préparation de l’ordre du jour et préparation des supports
• ▪ Partage avec la responsable de projet entreprise
• ▪ Préparation de l’instance avec les parties prenantes
• ▪ Partage de l’ordre du jour et émission du support avant réunion
• ▪ Compte rendu à J+2

Suivi des actions :

• Identification des actions à réaliser pendant les instances
• Mise à jour d’un référentiel des actions à réaliser
• Relance des porteurs d’action
• ▪ envoi de mails aux porteurs d’actions
• Organiser le suivi budgétaire : suivi des charges* et investissements mobilisés sur le projet, la
• consolidation mensuelle et l’élaboration du reporting.
• Aider à anticiper et préparer l’exercice budgétaire annuel.
• Il ne suit pas directement les charges détaillées informatiques, qui relèvent de la responsabilité du
• pilote informatique, mais il devra se coordonner avec ce pilote SI pour compiler le suivi des charges.

▪ Suivi charges et budget mensuel

• ▪ Coordination de l’exercice budgétaire et
• répartition au sein des différents budgets des directions métier
• Etablir les états de suivi et document de communication à destination des instances de
• pilotage du projet.
• ▪ Supports de restitution synthétiques et pédagogiques
• Soutenir les directeurs de chantier et responsables de domaines : nourrir une relation
• itérée avec les responsables des différents chantiers pour aider à co-constuire et/ou co-animer
• des ateliers.
• ▪ Contribution dans la rédaction des supports

▪ Facilitation dans la gestion du chantier

▪ Suivi plan d’actions du chantier et pilotage des risques

Mettre en place un formalisme de reporting de chantier permettant de suivre le bon avancement

des travaux sécuriser les différents livrables

▪ Reporting chantier

▪ Réaliser le cockpit

Intervenir dans les instances métier pour présenter l’avancement du plan / faire prendre les arbitrages quand besoin.

▪ Présentation dans les instances

▪ Prise en compte des retours / questions et points en suspens à instruire.

Contribuer à la bonne organisation des travaux ▪ Planning et lotissement des travaux / vue

d’ensemble et par itération.

▪ Co-animation des ateliers d’organisation des travaux.

▪ Support et CR des ateliers.

PROFIL

Enjeu relationnel :

Véritable couteau suisse, le/la candidat.e devra être dynamique et avoir des qualités relationnelles

permettant de coopérer facilement avec les différents profils de la team.

Ce profil doit être à l’aise pour animer/fédérer l’équipe cœur ‘pilotes du projet’ dans des échanges tant métiers que système d’information, au-delà d’un simple suivi de type tableau de bord.

o Capacité à organiser son activité au sein d’une cellule de pilotage, proactivité et prise d’initiatives.

o Capacité à s’adapter à différents acteurs et établir une relation sereine de travail et contribuer à la

bonne animation de l’équipe cœur projet.

Enjeu d’agilité :

o Capacité à prendre en charge des demandes non anticipées et y apporter une réponse adéquate.

o Capacité à proposer des solutions proportionnées et pertinentes, évitant de trop mobiliser les

ressources métiers et SI

DESCRIPTION DE LA PRESTATION

o Profil expérimenté dans le pilotage et la coordination de projets à enjeux métier.

o Il ne s’agit pas d’un profil PMO orienté Informatique ou trop orienté de centre de service (gestion

exclusivement planning / budget / reporting) .

o Connaissance et compréhension des grands principes des 2 méthodes projets :

o méthode agile, pour être à l’aise pour le lot de juin 2023.

o méthode cycle en V pour être à l’aise sur le lot de juin 2024

o  Capacité à mobiliser et créer un climat favorisant le collaboratif et le partenariat,

o comprendre les process du métier représentés

o corréler les différentes informations, règles, etc

o formalisation des supports, CR, mails, …

o écoute et agilité relationnelle

o assertivité / leadership dans le respect des personnes

o être force de proposition

o rigueur

o travail en équipe avec l’ensemble des parties prenantes

Modalités techniques et planning :

Bénin Digital est une Entreprise de Services du Numérique (ESN) spécialisée dans la digitalisation des processus métiers et accompagne les clients issus des secteurs de l’industrie, de la Banque & assurance, de l’industrie, de la Grande distribution & e-commerce, et des Médias & communication. Nous interagissons avec nos clients et consultants autour de compétences « tech » pour l’essentiel et les accompagnons aussi avec des talents Data, Produit, Design et Marketing Digital. Benin Digital accompagne ses clients dans la chaine de valeur de leurs activités en leur mettant à disposition son expertises à travers des consultants hautement qualifiées pour des projets et des missions diversifiées en Afrique et en Europe